Безбумажный офис.

Автор статьи задается вопросом о практики и перспективах бумажного и электронного документооборота.

21.01.17 18:58
6
0
Евгений Золотов Редакция сайт «ГосВопрос»
Отказаться от бумаги — мечта уже не первого поколения офисных работников. И власть, и бизнес желают этого одинаково сильно: слишком уж много хлопот доставляют тем и другим завалы бумажных документов. Но вот парадокс: чем ближе мы к реализации мечты, тем медленней она приближается! Только за текущую осень было опубликовано несколько больших исследований, давших новую пищу для размышлений на эту тему — и сегодня я хочу набросать получившуюся в результате картину. Если коротко: мы здорово продвинулись за последние десять лет, но не надейтесь избавиться от бумаги совсем ещё как минимум четверть века.

Когда вообще мы начали задумываться о «безбуме»? Дата известно точно: в середине 70-х годов. Персональных компьютеров тогда ещё не существовало, но компьютерная техника в компаниях и организациях уже имелась, компьютеры уже помогали справляться с большими объёмами чисел и текста. И самые смелые умы осмелели настолько, что предрекли: через какое-то время зародившаяся тенденция вытеснения бумаги цифровыми документами достигнет точки, после которой бумага окажется вообще больше не нужна! Звучали даже конкретные прогнозы: например, в 90-м году.

В принципе, сформулированные тогда достоинства цифровых документов справедливы и сегодня. Это прежде всего удобство обработки: данные в цифровом виде (хранящиеся в памяти компьютера) легко копировать, редактировать, добавлять и резать — ведь не нужны ни ножницы, ни клей, ни замазка, ни машинистки! Потом «цифру» легко анализировать: искать в ней, вычислять на её основе — а ведь для бумаги это всегда было головной болью, данные приходилось извлекать вручную.

Плюс к тому цифровые документы почти совершенно не занимают места на полках, а значит можно хранить невероятные объёмы информации в ограниченном пространстве. Наконец с появлением интернета появилась возможность моментально оправлять такие документы в любую точку планеты: бумажные вообще-то тоже можно отправлять, через факс, но на выходе из факса вы получите бумажный же документ, со всеми его недостатками, тогда как электронная почта сохраняет все цифровые достоинства.

Что ж, 1990-й наступил и минул, однако отказаться от бумаги стопроцентно едва ли кто-то смог. И точно так же настали и прошли год 2000-й, 2010-й, а теперь уже на закат пошло второе десятилетие XXI века — а бумаги в офисах всё ещё, что называется, до потолка. Согласно совсем свежим исследованиям, проводившимся в США и Европе, практически половина офисов печатают что-нибудь каждый день — и львиная доля их сотрудников называют печать важным аспектом рабочего процесса.

Представить, насколько всё ещё значима бумага, позволяет и такая цифра: 60% печатаемого сегодня за день относится к «обязательному» и только 40% к «опциональному» (то есть такому, на которое бумагу можно было бы и не переводить). Наконец восемь из десяти компаний и организаций ожидают, что объём печатаемых ими документов в ближайшие годы не только не уменьшится, а даже вырастет!

Но в чём же дело? Почему так сильно ошиблись авторы прогнозов? А дело в том, что у старой доброй, вроде бы всем надоевшей бумаги внезапно обнаружились свои преимущества.

Прежде всего оказалось, что бумажный документ наименее капризен: для его просмотра не требуется интернет или вообще какое-либо электронное устройство, он читабелен при любом освещении и выдерживает большие передряги (чего не скажешь о цифровых носителях). Бумажный документ универсален, вам нет нужды задумываться, в каком он «формате», пользуется ли ваш партнёр MS Office или LibreOffice: бумагу поймут и примут все!

Далее, в отличие от цифровых документов, которые чрезвычайно быстро устаревают из-за смены форматов и программ (попробуйте-ка отредактировать или хотя бы прочесть файлы, сохранённые в 90-х!), бумага не стареет. И её легче заверить: нет нужды возиться со сложными цифровыми сертификатами, которыми ещё не каждый научится правильно пользоваться — достаточно поставить подпись, печать, и готово! Даже тот факт, что она трудней редактируется, тоже играет ей на руку: именно поэтому бумажный документ труднее подделать. Ну и, наконец, есть чисто субъективная симпатия: люди часто печатают то, чего можно было бы не печатать, только потому, что им нравится видеть это на бумаге.

Так что же удобней, цифра или бумага? И что в конце концов одержит верх? Соотнести друг с другом эти противоречивые доводы, сами понимаете, непросто. К счастью, есть объективная тенденция, сохраняющаяся по крайней мере на протяжении этого века: в масштабах планеты каждый год число печатаемых и копируемых бумажных документов уменьшается на один процент. Мало? Мало, но ведь речь о планете! Каждый новый процент — это миллионы тонн древесины и миллиарды сэкономленных человеко-часов. Если построить эту кривую на графике, с горизонтальной осью она никогда не пересечётся — то есть бумага из офисов совсем не исчезнет никогда. Кривая будет бесконечно долго стремиться к нулю, отражая в том числе виды деятельности, которые ещё очень долго от бумажных документов не откажутся, вроде финансов, юриспруденции, ряда госуслуг и прочих областей, где не мыслят работы без «твёрдой копии».

Но и ждать, что ситуация так и будет развиваться по мягкой ниспадающей, не следует. Аналитики теперь рисуют следующую картину. Ещё какое-то время будет продолжаться медленный спад, после чего случится обвал — и бумага из офисов почти исчезнет. Произойдёт это лет через 20-25, когда те, кто начинает карьеру сегодня и с детства привыкли иметь дело с чистой цифрой, дорастут до руководящих должностей, а те, кто руководит сегодня, соответственно, оставят свои должности.

Вот тогда волевым решением нового поколения руководителей доля бумаги в офисе будет значительно и резко сокращена: привычки к бумаге давно уже не будет, а потому бумажные документы останутся лишь для самых необходимых случаев, вроде упоминавшихся финансов, юриспруденции и прочего. Однако и там их потеснят ставшие более удобными и понятными цифровые инструменты, в частности, цифровая подпись.

Поэтому планируйте правильно: ещё два десятилетия минимум принтеры и копиры в офисе просуществуют. Зато после они отправятся сразу в электронный хлам, потому что не будут нужны уже никому.


Правообладатель статьи сайт «ГосВопрос»
Показать все
Докуменотооборот
Евгений Золотов
Редакция сайт «ГосВопрос»
6
0
Читайте еще
4
0
0
Массандра. История подземного винного завода.
9
0
0
Принять платеж через телефон.
8
0
0
Десять правил, которые помогли мне вести дела процветающей компании.
Попробуйте эти сервисы
ПРАВОВЕД
103
Подробнее
БУХГАЛТЕРИЯ
209
Подробнее
Контур.НДС+
64
Подробнее
ЭЛЬБА
196
Подробнее
ДИАДОК
297
Подробнее
НЕБО
116
Подробнее
ЭКСТЕРН МАЛЫЙ БИЗНЕС
148
Подробнее
СИНЕКО
101
Подробнее
ПЛАНФАКТ
77
Подробнее
Прокомментируйте прочитанное
Комментировать
Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии.
Здесь пока ничего нет.
Попробуйте эти сервисы
ПРАВОВЕД
103
Подробнее
БУХГАЛТЕРИЯ
209
Подробнее
Контур.НДС+
64
Подробнее
ЭЛЬБА
196
Подробнее
ДИАДОК
297
Подробнее
НЕБО
116
Подробнее
ЭКСТЕРН МАЛЫЙ БИЗНЕС
148
Подробнее
СИНЕКО
101
Подробнее
ПЛАНФАКТ
77
Подробнее